秘书：①协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员。②指秘书职务。③使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分，在大使馆馆长领导下进行工作。享有外交特权和豁免。
文牍：①公文、书信文牍堆积。②担任公文拟稿工作的人。
文书：①各种文件的统称。有公务文书和私人文书之分。前者即公文，后者指个人或家庭、家族在社交活动中形成的书信、日记、家谱、契约、合同等。②指从事文书工作的人员。
书记：①指书籍、书牍等闭户读书记｜数通书记相报谢。②旧时指从事公文、书记工作的人。也专指担任抄写工作的人员他在当书记。③政党各级组织的主要负责人。中国共产党中央委员会设总书记；地方各级党的委员会和基层党的委员会、总支部委员会、支部委员会均设书记。职责是，坚持党的基本路线，贯彻执行党的方针、政策；把握好正确的政治方向；善于团结好委员会中一班人；抓好党风建设，督促、检查党的各项工作等。书记和委员之间是平等的同志关系，重大问题由委员会通过表决决定。